8. Juli 2020
Facility Services
Teil 3: Facility Services
Facility Manager stehen einer Vielzahl von Herausforderungen gegenüber. Sie organisieren die verschiedensten Arbeiten und Services rund um Gebäude und Belegung, arbeiten mit vielen unterschiedlichen Dienstleistern und Tätigkeitsbereichen zusammen und managen wiederum deren Austausch und Kooperation.
Aufgrund von COVID-19 gibt es nun neue Schwerpunkte und viele Anforderungen, die von den Verantwortlichen umgesetzt werden müssen. Dabei geht es nicht nur darum, wie Arbeitsumgebungen und Gebäude auf die Wiedereröffnung nach einer langen Homeoffice-Phase im Hinblick auf neue Hygienevorschriften vorbereitet werden können. Es geht auch darum, langfristige Konzepte für die Einhaltung und Umsetzung der Maßnahmen zu etablieren und für zukünftige Herausforderungen gewappnet zu sein.
Vielfältige Aufgabenbereiche
Zu den Facility Services gehören neben Reinigungstätigkeiten unter anderen auch Wartungs- und Sicherheitsdienstleistungen, Technische Arbeiten, Organisation / Betrieb von Kantinen sowie Schutz- und Sicherheitsdienstleistungen. Im Zuge von COVID-19 stehen für die Facility Manager nun insbesondere Fragen nach der Umsetzung neuer Hygienestandards zum Schutz der Mitarbeiter und der Dienstleister im Vordergrund, die vor Ort ihre Aufgaben und Aufträge erfüllen müssen. Viele Fragen müssen beantwortet werden:
- Wie stelle ich sicher, dass die Arbeitsplätze immer desinfiziert werden, wenn Mitarbeiter und Dienstleister gehen, bzw. desinfiziert sind, wenn die nächsten kommen?
- Wie müssen wir die Verträge mit unseren Dienstleistern aufgrund neuer Anforderungen für Reinigung und Hygiene ändern?
- Wie können und müssen externe Dienstleister und deren Personal mit allen Informationen versorgt werden, die sie für eine sichere Ausführung ihrer Arbeiten brauchen?
Dazu muss auch der Informationsaustausch gewährleistet sein, damit jeder weiß, welche Vorschriften und Regeln wo einzuhalten sind. Auf Basis der neuen Informationen müssen alle Miet- und Dienstleistungsverträge analysiert und dahingehend überprüft werden, ob die neuen Regeln umgesetzt und eingehalten werden können. Wahrscheinlich müssen einige Dienstleistungskataloge erweitert und neue Serviceanforderungen gestellt werden, damit neue Hygiene- und Arbeitsschutzkonzepte im Einklang mit ab sofort geltende Belegungshöchstzahlen sicher umgesetzt und eingehalten werden.
Ohne gezielte Softwareunterstützung ist es den Beteiligten kaum möglich, die vielen damit einhergehenden neuen Herausforderungen zu meistern. So kann mittels IT von Archibus z.B. die automatische Sperrung eines Arbeitsplatzes/ Meetingraumes nach Nutzung erfolgen und eine Reinigungsanforderung generiert werden. Erst nachdem die Reinigung erfolgt ist, werden diese Räume/ Plätze wieder als verfügbar gekennzeichnet und sind buchbar. Auch die allgemeinen Zeitpunkte und -spannen für Reinigungs- oder Wartungsarbeiten sind einfach festzulegen – das System fordert sie automatisch an.
Aufträge via Ticketsystem generieren
Zudem können Aufträge auch manuell über ein Ticketsystem erfasst werden. Und nicht nur Reinigungsanforderungen, sondern auch bspw. defekte Anlagen können so direkt gemeldet werden.
Mit dem Archibus-CAFM integrierten Support Program for the New Normal werden die Verantwortlichen im Facility Management bei allen erforderlichen Maßnahmen und in sämtlichen Prozessen mit ihren externen Dienstleistern anwenderfreundlich unterstützt. Insbesondere bei
- Auslösen, Terminieren und Abarbeiten von Arbeitsaufträgen über das Ticketsystem, Abruf von Informationen zu neuen Hygienestandards
- Überarbeitung der Dienstleistungsverträge zum Thema Arbeitsschutzausrüstung, Nutzung der Gebäude
- Sicherstellung von adäquaten Maßnahmen zu Hygiene & Reinigung anhand von Belegungsdaten und durch Anpassung der Reinigungsverträge
- Pandemiepläne – Definition von Aufgaben, Ansprechpartner, Zuständigkeiten, Informationen und Kommunikation, Risikobewertung
- Checklisten und Surveys erstellen und Maßnahmen kontrollieren
Das Managen der neuen Herausforderungen im Bereich der Facility Services ist ein wesentlicher Teil des umfangreichen Programms, das wir für aktuelle und zukünftige Anforderungen aufgestellt und integriert haben. Dazu zählen zudem neue Raum- und Flächennutzungskonzepte, eingebundene Lösungen für Smart Working & Self Services sowie die Unterstützung für das Einhalten und Kontrollieren des Compliance Managements. Denn nur mit einem ganzheitlichen Programm arbeiten die Verantwortlichen aus allen Bereichen erfolgreich zusammen – für den RE-Start nach COVID-19 und in Zukunft. Erfahren Sie mehr über unser Support Program for the New Normal
In Teil 4 betrachten wir das Thema Smart Working & Self Services etwas näher. Mehr dazu demnächst in unserem Blog.
Bilder und Grafiken: iStock, Archibus