Beitrag im DEAL Magazin zum Thema Flächenmanagement

Nach dem Ende der Corona-Pandemie kommen viele Bestandshalter und Mieter zum vielleicht ersten Mal dazu, ihre Büroflächen kritisch zu prüfen. Entweder weil sie veraltet sind und Gefahr drohen, als Stranded Asset zu gelten. Oder aber weil sie zu überdimensioniert sind für eine abnehmende Zahl aktiver Nutzer. Beide Herausforderungen lassen sich durch Software-Lösungen für das Flächenmanagement lösen.

Zwei kürzlich erschienene Analysen lassen aufhorchen: Nur 14 Prozent der Büromieter geben laut einer Umfrage des Urban Land Institute (ULI) an, dass ihre Flächen vollumfänglich ihren Geschäftszielen entsprechen. So widersprechen die Büros heutigen Qualitätsbedürfnissen nach Komfort- und Kommunikationsbedarf oder aber stehen aufgrund großzügiger Home-Office-Regelungen meistens leer. Der zweite Befund stammt aus der Feder des Bundesrechnungshofs: Der Bund, so die staatlichen Haushaltsprüfer, besitze zu viel Bürofläche. Mit einer Einsparung von 20 Prozent Fläche könnten jährlich 300 Millionen Euro Miete eingespart werden. Die Zahl zeigt, dass gewisse große Mietparteien die Umstellung auf hybrides Arbeiten zwar bereits mit dem Personal realisiert haben – doch die Anpassung der Bürofläche blieb bislang aus.

Dass Büros entgegen dem noch zum Ende der Corona-Pandemie beschworenen Home-Office-Hype fortbestehen, ist mittlerweile Konsens. Im Jahr 2022 zählte Deutschland in einem kontinuierlichen Anstieg über die Jahre rund 12,8 Millionen Bürobeschäftigte – ein Drittel mehr als noch zehn Jahre zuvor. Entsprechend ist auch in den Pandemiejahren nach Berechnungen des Instituts der Deutschen Wirtschaft (IW Köln) jeweils 3,2 Millionen Quadratmeter neue Bürofläche auf den Markt gekommen. Die Zahl liegt jeweils höher als im letzten Vor-Pandemie-Jahr 2019. Bemerkenswert: Entgegen dem massiven Einbruch an Büroprojektentwicklungen nach der Finanzkrise 2008/2009 ging die Corona-Pandemie am Büroimmobilienmarkt de facto vorbei.

Keine lokale, sondern qualitative Unterschiede

Das ausgebliebene Aussterben der Büros geht einher mit neuen Orten des Arbeitens, die nun in vielen Fällen gleichwertig neben dem Büro stehen. In erster Linie gilt dies für die eigenen vier Wände: Einer McKinsey-Umfrage von Juni 2023 zufolge haben 58 Prozent aller US-amerikanischen Angestellten mittlerweile mindestens einen Home-Office-Tag pro Woche. 35 Prozent könnten sogar die komplette Woche von zu Hause aus arbeiten. Darüber hinaus hat sich der sogenannte „Dritte Ort“ als Arbeitsstätte etabliert: der Zug, das Café oder die Co-Working-Fläche. Doch die Unternehmen haben ein ureigenes Interesse daran, dass ihre Mitarbeiter zumindest zeitweise wieder dem Büro ihre Aufwartung machen. 70 Prozent der Personalverantwortlichen beklagten 2021 in einer Erhebung der Beratungsfirma Staufen, dass die Pandemie die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern erheblich verschlechtert habe.

Mitarbeiter sollen also wieder zurück ins Büro, auf der anderen Seite hat sich das flexible Arbeiten bei aktuell durchschnittlich 2,6 Tagen Home-Office-Tagen pro Woche etabliert. Aus diesem Umstand ergibt sich die Notwendigkeit eines effizienten Flächenmanagements. Spezialisierte Software kann hierbei eine maßgebliche, da datengestützte Entscheidungsgrundlage liefern.

Aktivitätsbezogene Flächenkonzepte mit digitalen Tools

Mit Sensorik verknüpfte Software-Lösungen können genau angeben, wann und in welchem Maße welche Büroräume benutzt werden. Ob beispielsweise die neu geschaffenen Kommunikationsflächen wirklich angenommen werden oder speziell gelegene Büroräume immer gemieden werden, ist eine zunächst für Mieter höchst relevante Information. So kann sich beispielsweise in einigen Fällen die Untervermietung anbieten, wie sie Researcher sowohl bei Büro- als auch bei Handelsimmobilien nun verstärkt feststellen. Die genauen Angaben über die Flächennutzung korrelieren mit ESG-relevanten Kriterien: Kaum genutzte Flächen müssen folglich weniger beheizt und belüftet werden. Auch die Reinigung kann individuell je nach Gebrauchsintensität der Fläche erfolgen und spart somit Zeit und Kosten im Facility-Management. IoT-gestützte Papierkörbe übermitteln beispielsweise ihren Leerungsbedarf automatisch an die erfassende Software.

Diese so genannten aktivitätsbezogenen Flächenkonzepte können nach einer Erhebung von Deloitte aus dem Jahr 2021 bis zu 20 Prozent Flächenreduzierung pro Person bewirken. Die eingesparten Kosten können in eine nutzerzentrierte Digitalausstattung der Büroflächen fließen: Über Apps beispielsweise können die Mitarbeiter die flächenbezogenen Daten einsehen, ihre Energieverbräuche steuern und sich eigenständig Räume reservieren. Die Identifikation mit dem Unternehmen steigt dank aktiver Einbindung in die genutzte Fläche.

Büro als Ort gemeinsamer Ziele

Die Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro birgt historische Chancen für einen effizienten und nachhaltigen Gebrauch der genutzten Flächen. Es empfiehlt sich, über Software-Lösungen die Teammitglieder aktiv in die Gestaltung des gemeinsamen Arbeitsortes einzubinden. Flächenumbauten müssen sich genauso wie Reduzierungen am eigentlichen Bedarf richten, der digital erfasst wird. Es gilt, die Bedeutung des Büros im Rahmen der unternehmenseigenen Nachhaltigkeitsstrategie zu unterstreichen, um Energieverschwendung zu vermeiden, Begegnungsorte zu schaffen und unternehmensinterne Entscheidungen transparent zu kommunizieren. Für diesen umfassenden ESG-Ansatz bedarf es einer breiten und exakten Datenbasis. Multifunktionale Software für das Flächenmanagement erfasst die Nutzerdaten und verknüpft sie mit bereits bestehenden Budgetplänen, Vereinbarungen mit Dienstleistern oder Nachhaltigkeitszielen. Diese vollumfängliche Datentransparenz wird zum Ausgangspunkt für ein umweltfreundliches Büro, das Mitarbeiter gerne und effizient nutzen.

 Christian Kaiser

Erstveröffentlichung des Gastbeitrags am 20.06.2023 in der Onlineausgabe des DEAL Magazins. Hier gelangen Sie zur Webseite des Wirtschaftsmagazins.

Quellen: DEAL-Magazin; Foto von Tyler Franta auf Unsplash