Arbeitsumgebungen und -konzepte neu definieren

Rückblick zum Vortrag im Rahmen eines Webinars des Webforum Home Office vom 25.03.2021

Im Rahmen des Webinars „Wie wirtschaftlich ist Home-Office? Sonderangebot oder Mogelpackung?“ beim Webforum Home Office, einer Initiative der GEFMA, des BVMW, von KESSEBÖHMER Ergonomics und DART Beratende Designer, hat unser Geschäftsführer Christian Kaiser über Ideen und Strategien gesprochen, die sich aus dem Wandel von Arbeitsumgebungen ergeben. Konkret stand die Frage nach dem wirtschaftlichen Nutzen von Home-Office im Fokus. Doch ist Home-Office überhaupt das Maß aller Dinge und die einzige Alternative zum Arbeiten im Büro? Oder gibt es nicht auch andere, hybride Konzepte, die sich mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den (wirtschaftlichen) Unternehmenszielen in Einklang bringen lassen?

Wandel und Fortschritt sollten vor Arbeitsplatzkonzepten nicht Halt machen

Die Corona-Pandemie hat Veränderungen hervorgerufen, die lange überfällig waren. Während Kultur und Gesellschaft einen stetigen Wandel und Fortschritt erfahren, sucht man bahnbrechende und vielversprechende Weiterentwicklungen in der Arbeitswelt, zumindest in jüngster Vergangenheit, vergebens. Der klassische Büroalltag bestand bisher meistens aus dem Arbeiten im „Head Quarter“ eines Unternehmens, verbunden mit einer Präsenzpflicht innerhalb bestimmter Zeitfenster, an einem stationären Arbeitsplatz. Moderne, flexiblere Modelle wie Home-Office, mobiles Arbeiten, zeit- und ortsunabhängig, waren bis zum Lockdown eher die individuelle Ausnahme.

Die Krise hat Unternehmen im letzten Jahr dazu bewogen, Mitarbeiter verstärkt ins Home-Office zu schicken. Wo dies nicht möglich war, wurde die Arbeitsplatzgestaltung neuen Anforderungen an Hygiene und Sicherheit angepasst. Auf Home-Office zu setzen, versprach im ersten Moment viele Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen – konnte doch der Geschäftsbetrieb in vielen Branchen so in den Grundzügen aufrechterhalten und dabei gleichzeitig die nötige Sicherheit gewährleistet werden. Doch wie jedes zu eng gestrickte Modell, kommt auch das Konzept Home-Office irgendwann an seine Grenzen. Es gibt Tage, da benötigt man eine ruhige Arbeitsumgebung, die zu Hause vielleicht nicht immer gegeben ist, um wichtige Telefonate zu führen oder an virtuellen Meetings teilzunehmen.

An anderen Tagen wiederum wäre ein persönliches Treffen mit dem Team für das neue Projekt sinnvoll. Und an wieder anderen Tagen wäre es gut, ganz von zu Hause aus arbeiten zu können, weil beruflich und privat so besser koordiniert werden können. Diese „aktivitätsbasierten“ Anforderungen können die meisten klassischen Arbeitsplätze allein ebenso wenig erfüllen, wie der Arbeitsplatz im Home-Office es leisten kann. Optimal wäre also eine Mischung verschiedener Arbeitsmodelle und -umgebungen.

Hybride Konzepte als Lösung

In hybriden Konzepten lassen sich die Vorteile aus allen Modellen, Konzepten und Umgebungen vereinen. Digitale Räume für Austausch und Zusammenarbeit, aber auch physische Orte, die bestimmte Aktivitäten wie persönliche Treffen oder konzentriertes Arbeiten unterstützen, können genutzt werden; dazu die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten – kurz das flexible Anpassen der Arbeitsumgebung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Einklang mit den Unternehmensanforderungen.

Die Mitarbeiter sind flexibel und können je nach aktueller Anforderung entscheiden: Was ist heute meine Aufgabe und wo kann ich die am besten erledigen? Und die Unternehmen stellen dafür die Räume und digitale Infrastruktur zur Verfügung. Der Aufbau und die Umsetzung sind wesentlich einfacher und kostengünstiger zu bewerkstelligen, als die spontane ad hoc Umstellung der Arbeitsroutinen im Zuge der Krise. Unternehmen profitieren von effizienten Arbeitsabläufen und produktiven Mitarbeitern, Mitarbeiter von einer besseren Work-Life-Balance und einer besseren Integration von Arbeit und Privatleben, wie sie seit langem angestrebt, aber immer noch viel zu selten gelebt wird.

Konkrete Vorteile hybrider Konzepte:

• Raum- und Flächeneinsparungen von Unternehmen
• Umgestaltung und Umnutzung bestehender Flächen
• Bessere Work-Life-Balance für Mitarbeiter
• Geeignete Arbeitsumgebung je nach Anforderung (aktivitätsbasiert)
• Mehr Produktivität & Effizienz
• Kostenreduktion
• Verringerung der Umweltbelastung, bspw. durch weniger Pendelverkehr

Allein die Neukonzeption und das zur Verfügung stellen von geeigneten Arbeitsumgebungen, die Etablierung und Nutzung neuer Tools, reicht allerdings nicht aus. Wichtig sind neben der Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter auch deren Feedback und das Fördern einer unternehmensinternen Teamkultur. Zu wissen, wie es den Mitarbeitern geht, welche Bedürfnisse sie haben und welche Anforderungen sie an eine optimale Arbeitsumgebung haben, ist essenziell für Unternehmen, damit die Neukonzeption gelingen kann und zum Erfolg führt.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, finden Sie den Mitschnitt des kompletten Vortrages hier.