Archibus Anwendungen & Module näher betrachtet

Vol. 2: Umzugsmanagement

Die Archibus Umzugsverwaltung ist Teil des umfangreichen Raumplanungs- und Flächenmanagement unserer Software. Mit dieser Anwendung lassen sich die gesamten Umzugs-, Erweiterungs- und Änderungsprozesse optimieren. Dabei ist es ganz gleich, ob einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams umziehen und ob die Verlegung in einem oder mehreren Schritten erfolgen soll.

Umzüge stellen in einer Organisation häufig große Herausforderungen dar – Kostenkalkulation und -überwachung und die Betriebsabläufe müssen aufrecht erhalten bzw. dürfen so wenig wie möglich gestört werden. Auch die Kommunikation der Beteiligten sollte effizient erfolgen, um Aufwendungen zu minimieren und doppelte Arbeit zu reduzieren. Wie kann die Archibus Umzugsverwaltung dabei gezielt unterstützen?

Archibus Umzugsmanagement Übersicht 

Optimierung des gesamtes Umzugsprozesses

Die Archibus Umzugsverwaltung ermöglicht die sofortige Bereitstellung von Prozessen für Neueinstellungen/ausscheidende Mitarbeiter, Umzüge von Mitarbeitern oder ganzen Teams, Umgestaltungen sowie Umzüge von Anlagen und Inventar. Verwalten Sie Gruppenumzüge und damit zusammenhängende Aufgaben in einem webbasierten System und definieren Sie Standardworkflows, Verfahren und Fragebögen als Grundlage für einheitliche, rasche Umzüge im Rahmen des Budgets.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Durch effiziente und transparente Umzugsplanung und -durchführung werden Fehler oder zeitliche Verzögerungen minimiert und die Betriebsabläufe so wenig wie möglich unterbrochen, bzw. Mitarbeiter gestört.  Verringerte Produktivität oder Ausfallzeiten können vermieden werden. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen für kürzere Antwortzeiten und besseren Monitoring von Lieferanten und Dienstleistern.

Verbesserung der unternehmensweiten Kommunikation

Mit Hilfe der Applikation können Umzugsprojekte von einem zentralen Ort gemanagt, Mitarbeiter besser koordiniert und informiert werden. Durch automatisierte Workflowregeln erhalten die Beteiligten z.B. automatisch E-Mail Benachrichtigungen mit aktuellen Informationen rund um das Umzugsvorhaben.

Umzugsanalysen und Testanordnungen erstellen

Sie können alle Daten im Umzugsmanagement hinterlegen und pflegen. Mit den genauen Aufzeichnungen von Aufgaben, Kosten und erforderlichem Personal für die erfolgreiche Durchführung eines Umzugs, können Sie die Prozesse überarbeiten (wenn nötig) und kontinuierlich verbessern. Die AutoCAD-Testzeichnungsfunktion erlaubt es, verschiedene Belegungsanordnungen optisch zu vergleichen.

Integration von Umzugsinformationen mit anderen Systemen

Um Aufwände zu minimieren, können Sie die Daten aus der Umzugsverwaltung auch in anderen Systemen und Anwendungen nutzen, z.B. im Archibus Projektmanagement, um Umzugsaufgaben mit anderen Projekten im Unternehmen abzustimmen. Vorteile ergeben sich weiterhin aus automatischer Aktualisierung von Raum und Belegung bzw. Bestand bei Abschluss von Umzugsaufträgen oder aus der Verbindung von aktualisierten Umzugsinformationen wie Mitarbeiterstandort, Nebenstellen, Kostenstellenzuweisungen usw. mit Personal- , IT-, Helpdesk- und Finanz- /ERP-Systemen.

Highlights

• Mitarbeiterumzug oder Gruppenumzug anfordern, eigene Umzüge bearbeiten und prüfen
• Umzüge überprüfen, schätzen und genehmigen lassen
• Workflows & Fragebögen erstellen
• Effektive Umzugsplanung & -durchführung, Ausfälle in Betriebsabläufen minimieren
• Verbesserte Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit, sowohl intern als auch mit externen Dienstleistern
• Erstellung von Testanordnungen und Umzugsanalysen
• uvm.

In unserer Reihe “Was kann eigentlich…” stellen wir Ihnen regelmäßig die verschiedenen Archibus Anwendungen & Module hier im Blog etwas detaillierter vor.