Titelbild-Archibus Serie_Die agile Arbeitsumgebung

13. März 2020

Archibus Whitepaper – Die agile Arbeitsumgebung

Was sind agile Arbeitsplätze, warum werden sie für Unternehmen immer wichtiger und wie kann die Transformation gelingen? Dieser und vielen weiteren Fragen geht unser Whitepaper „Die agile Arbeitsumgebung“ nach.

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Einleitung

Der Arbeitsplatz verändert sich rasant. Unternehmen sind aus dem Open-Office herausgewachsen und Führungskräfte sehen in der Gestaltung der Arbeitsumgebung mittlerweile strategische Chancen – nämlich dass die Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil durch erhöhte Produktivität und reduzierte Immobilienausgaben haben und von der Attraktivität für Top-Talente profitieren. Gleichzeitig läuten Daten ein neues Zeitalter für Unternehmensimmobilien ein und bieten Unternehmen mehr denn je Einblicke in die Verschwendung von Flächen und deren Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.

Unternehmen setzen zunehmend auf agile Arbeitsumgebungen, um neue Kosteneinsparungen bei Flächen und Immobilien zu erzielen – und sich zeitgleich an die Bedürfnisse der modernen Arbeitskräfte mit ihren hohen Erwartungen an flexible Arbeitsplätze und eine bessere Lebensqualität anzupassen. Aber wie funktioniert das? Dieser Leitfaden beschreibt die agile Arbeitsumgebung und zeigt auf, was genau flexible Arbeitsbereiche ausmacht und wie Ihr Unternehmen eine agile Arbeitsumgebung schaffen kann.

Kapitel 1

Was ist eine agile Arbeitsumgebung?

Agile Räume ersetzen herkömmlich zugewiesene Sitzplätze mit einer großen Auswahl von ungenutzten Plätzen für eine Vielzahl von Aufgaben. Unternehmen bemerken zusehends, dass 60 Prozent der Büroflächen an einem bestimmten Tag leer stehen, was agile Arbeitsplätze immer attraktiver macht, um einerseits kostspielige Lücken in der Büroeffizienz zu schließen und dabei andererseits die Umgebung besser an die Gewohnheiten und Bedürfnisse moderner Mitarbeiter anzupassen.

Es geht um Raumoptimierung

Die meisten Mitarbeiter verbringen etwa die Hälfte ihrer Zeit nicht an ihrem Arbeitsplatz, sondern in seinem Umfeld, z.B. bei Besuchen von Mitarbeitern in anderen Büros, bei Meetings oder einfach beim Mittagessen. Feste Arbeitsplätze sind nur für einen begrenzten Bereich der Arbeitsplatzaktivität geeignet – und in der restlichen Zeit sind diese Plätze frei. Nicht zugewiesene agile Arbeitsplätze kehren dieses Modell um und bieten den Mitarbeitern die Flexibilität, je nach Anforderung, zwischen verschieden ausgestatteten Räumen im gesamten Unternehmen zu wechseln. Dieser Ansatz bietet zahlreiche Vorteile, aber im Wesentlichen verbessern agile Arbeitsplätze die Wahlmöglichkeiten der Mitarbeiter und bedienen mehr Mitarbeiter mit weniger Raum. Es hat sich tatsächlich gezeigt, dass agile Flächen zu einer Verdoppelung der Immobilienkapazität beitragen können. Um eine agile Arbeitsumgebung zu verstehen, bietet es sich an, einen Blick auf einige Beispiele aus der Praxis zu werfen.

Aktuelle Beispiele für agile Arbeitsumgebungen

Heute bemerken viele Unternehmen zunehmend, dass agile Arbeitsplätze nicht nur der Förderung einer wettbewerbsfähigen Belegschaft dienen, sondern auch erhebliche Geschäftserträge generieren.

Suncorp
Als Top-Performer im Banken- und Finanzbereich beschäftigt die Suncorp Group mehr als 15.000 Mitarbeiter und verfügt über ein Vermögen von über 95 Milliarden US-Dollar. Mit mehr als 650 Gebäuden entschied Suncorp, dass es an der Zeit sei, die Arbeitsplatztechnologie zu aktualisieren und auf flexible, aktivitätsbasierte Arbeitsbereiche umzustellen. Mit der Möglichkeit, den Platz freizugeben und flexible, passende Sitzgelegenheiten basierend auf dem tatsächlichen Raumbedarf zu schaffen, konnte Suncorp die Immobilienkapazität fast verdoppeln und 30 Millionen Dollar pro Jahr einsparen – drei Jahre lang.

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“ Die eigentliche Erfolgsgeschichte für Suncorp war die Möglichkeit,
unser Portfolio zu managen und zu optimieren, was uns den Übergang zu einem flexiblen Arbeitsumfeld ermöglicht, das die jährlichen Kosten deutlich senkt.“

– Suncorp’s Executive Manager für Arbeitsplatzbereitstellung

The Commonwealth Bank
Im Sommer 2011 hat die Commonwealth Bank 6.500 Mitarbeiter in einen neuen, aktivitätsbasierten Arbeitsbereich umgezogen. Das war die größte Firmenverlagerung in der Geschichte. Im neuen Arbeitsbereich gibt es keine zugewiesenen Plätze. Stattdessen beinhaltet der Raum Stehpulte, Konferenzräume und ist so konzipiert, dass er die Interaktion fördert.

Kurz nach dem Umzug berichtete der damalige Finanzvorstand der Commonwealth Bank, dass die Veränderung geholfen hat, den Energie- und Papierverbrauch zu halbieren.

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ASB Bank
Die ASB Bank ist eine andere Finanzgruppe, die traditionelle Schreibtische gegen aktivitätsbasierte Arbeitsräume tauschte. Der Ansatz der ASB Bank für eine agile Arbeitsumgebung basiert auf tragbaren Geräten. Anstatt Schreibtische zuzuweisen, haben die Mitarbeiter mobile Geräte, die sie mit sich führen bis zu der Station, die für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist.

Das neue Konzept umfasst Kabinen, aufgabenorientierte Collaborationszonen und geschlossene Arbeitsplätze. Das Ergebnis ist eine 80-prozentige Reduzierung des Platzbedarfs, eine verbesserte Effizienz und mehr Zusammenarbeit.

Atlassian
Anfang dieses Jahres schickte Atlassian eine Umfrage an die Mitarbeiter, um zu sehen, ob sie einen Bedarf an einer agilen Arbeitsumgebung haben. Die Ergebnisse zeigten, dass 95 Prozent der Mitarbeiter ihre Arbeitsgewohnheiten ändern würden, wenn das bedeutete, dass sie öfter von zu Hause aus arbeiten könnten. Seitdem hat das Unternehmen neue Möglichkeiten für die Remote-Arbeit entwickelt und sein erstes, vollständig im Remote arbeitendes Team rekrutiert, und es wird ein Wachstum im Remote Work Bereich erwartet. Der Schritt scheint ein guter zu sein – während einer kürzlichen Rekrutierungsphase erhielt das Remote-Team 25 Prozent mehr Bewerberinteresse als die traditionellen Positionen in Atlassians Büros.
Diese modernen Unternehmen geben einen Vorgeschmack darauf, wie agile Arbeitsumgebungen aussehen können. Aber um zu verstehen, wohin die Optimierung des Arbeitsbereiches geht, ist es eine gute Idee darauf zu achten, wie er in den aktuellen Zustand gekommen ist.

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Quellen: Archibus Inc.

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