So steigern wir den Wert von Immobilien – angemietet oder/und im Eigentum.
In komplexen Organisationen sind Immobilienkosten oft der zweitgrößte Ausgabenposten nach den Personalkosten. Dennoch bleibt dieser Bereich erstaunlich intransparent. Nicht etwa, weil es keine Daten gäbe, sondern weil sie fragmentiert und über Systeme, Funktionen, Länder und Mitarbeiter verteilt sind – ohne eine zentrale Datenquelle.
Ausgangspunkt jeder effektiven Immobilienstrategie ist nicht die Optimierung, sondern das Wissen.
Die einfachste – und zugleich schwierigste – Frage
Wenn man einen Prozess zur Wertsteigerung von Immobilienvermögen einleitet, ist die erste Frage, die man dem Unternehmen stellen sollte, scheinbar trivial:
Wie sieht Ihr Immobilienportfolio aus?
Doch hinter dieser Frage verbergen sich weitaus komplexere Fragen:
- Wie viele Immobilien umfasst das Portfolio?
- Wo befinden sie sich geografisch?
- Welche sind gemietet und welche sind im Eigentum?
- Wer nutzt diese Räume und mit welcher Intensität?
- Wie hoch sind die Kosten für Gebühren, Management und Dienstleistungen?
- Welche Lieferanten sind an den Anlagen tätig und auf welcher Grundlage?
- Welche Anlagen sind kritisch? Wie hoch ist der Energieverbrauch? Welche Risiken haben Priorität?
In den meisten Fällen erfordert die Beantwortung dieser Fragen wochenlange Erhebung heterogener Daten.
Unsichtbares „Erbe“: ein strukturelles Problem
Dieses Muster erkenn wir bei eFM und ARCHIBUS immer wieder, wie Andrea Bonelli , Strategic Account Manager bei eFM, erklärt. Sie hat zahlreiche Organisationen gemeinsamen Projekten begleitet:
„Ein neu ernannter Immobiliendirektor verbrachte die ersten zwei Wochen seiner Amtszeit ausschließlich damit, die weltweite Adressliste der Immobilien des Unternehmens neu zu erstellen. Nicht etwa aus Mangel an Ressourcen – sondern weil diese Informationen nicht an einem zentralen Ort vorhanden waren.“
Erst nach dieser Sondierungsphase kann die eigentliche strategische Arbeit beginnen: die Überprüfung des vertraglichen Status jedes einzelnen Objekts, die Schätzung der belegten und ungenutzten Flächen, die Rekonstruktion der Mietkosten und der damit verbundenen Fristen sowie die Erfassung von Lieferanten und Facility-Management-Verträgen.
Dies ist keine Ausnahme. Es ist die häufigste Situation in Organisationen, die an mehreren Standorten und in mehreren Ländern tätig sind und keine integrierte Plattform für das Management digitaler Assets besitzen.
Von fragmentierten Daten zur Unternehmensleistung
eFM hat ein Betriebsmodell entwickelt, das Organisationen durch einen sechsphasigen Prozess führt, von der grundlegenden Transparenz bis zur Generierung messbaren Werts:
- Unbekanntes Erbe → Identifizierung und Erfassung von Vermögenswerten
- Bekannte Objekte → Aufbau der Sichtbarkeitsgrundlagen (Standort, Typologie, Eigentumsverhältnisse/Miete)
- Vernetzte Daten → Verbindung zwischen Systemen: Beschäftigung, Kosten, Lieferanten, Energie
- Portfolio Intelligence → Umwandlung von Daten in umsetzbare Erkenntnisse (Nutzung pro m², Energieeffizienz, Szenarioanalyse)
- Immobilien-Governance → Verantwortungsmodelle, Richtlinien, Interventionsprioritäten, Risikomanagement
- Unternehmensleistung → Kostenreduzierung, Kapitaloptimierung, schnellere Entscheidungen, Agilität und Resilienz
Jede Phase setzt die vorherige voraus. Man kann nicht optimieren, was man nicht sieht – und man kann nicht steuern, was man nicht kennt.
Vor jeder Investition in Arbeitsplatzstrategie und Raummanagement sollten mindestens sechs Kategorien von Fragen präzise beantwortet werden können:
- Gebäude: Wo befinden sich die Vermögenswerte? Was sind ihre Hauptmerkmale?
- Belegung: Wer nutzt die Räume? Wie werden sie genutzt?
- Verträge: Welche Bedingungen, Fristen und Mietkosten gelten?
- Kosten: Wie hoch sind die Gesamtkosten der Immobilie, pro Objekt und pro m²?
- Lieferanten: Welche Lieferanten und Verträge unterstützen das Portfolio?
- Kritische Anlagen: Welche Objekte erfordern vorrangige Aufmerksamkeit? Wie ist ihr Zustand?
Die eigentliche Herausforderung besteht nicht im Aufbau des Systems, sondern im Abrufen der Informationen.
Viele Organisationen glauben, das Problem sei technologischer Natur: Es fehle ihnen an der richtigen Software, der passenden Plattform oder der notwendigen Integration. In Wirklichkeit liegt die größte Herausforderung jedoch in der Organisation, den Prozessen und der Informationsinfrastruktur.
Daten sind fast immer vorhanden. Sie sind lediglich über verschiedene Geschäftsbereiche, nicht integrierte Systeme, lokale Niederlassungen und nicht miteinander kommunizierende Stakeholder verteilt. Das Sammeln, Überprüfen und Zusammenführen dieser Daten in einer zentralen Datenquelle ist die wichtigste – und oft unterschätzte – Aufgabe.
„Das Schwierigste war nicht der Bau des Dashboards. Das Schwierigste war der Zugriff auf die Informationen.“
Dies ist die operative Realität, die uns immer wieder in den Organisationen begegnet, mit denen wir zusammenarbeiten.
Die erste strategische Frage ist daher einfacher, als sie scheint:
Bevor wir über Kostenoptimierung, Portfoliostrategien, intelligentes Arbeiten oder die Regeneration von Räumlichkeiten sprechen, gibt es eine Frage, die jede Organisation mit Zuversicht beantworten können sollte:
Wissen wir wirklich, was wir verantworten?
eFM und ARCHIBUS unterstützen Organisationen beim Aufbau dieses Bewusstseins – durch einen systematischen Ansatz, der mit der Sichtbarkeit von Vermögenswerten beginnt und mit der Generierung messbarer Werte für das Unternehmen endet.
Ihr Ansprechpartner für Deutschland, Österreich und der Schweiz: https://archibus.de/unternehmen/
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