Support Program for the New Normal

Moderne Arbeitsumgebungen und -konzepte etablieren und an neuen Anforderungen ausrichten

Teil 4: Smart Working & Self Services

„Smart Working“ bezeichnet die vielfältigen Möglichkeiten, der Arbeit von zu Hause, von unterwegs oder theoretisch von jedem beliebigen Ort aus nachzukommen. Dazu braucht es für viele Tätigkeiten nur eine Internetverbindung und die richtige Hardware. Begriffe wie „Homeoffice“ oder „Remote Work“ sind nicht neu, haben sich aber noch nicht flächendeckend durchgesetzt. Im Zuge der COVID-19 Krise sind diese Arbeitsmodelle jedoch wieder verstärkt in den Fokus gerückt.

Viele Unternehmen mussten zuletzt kurzfristig die Strukturen für Homeoffices bereitstellen, um so die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen oder auch Eltern die Betreuung ihrer Kinder neben dem Job zu ermöglichen. In den letzten Wochen öffneten die meisten Firmen wieder sukzessive die Gebäude und ließen teilweise die Mitarbeiter an ihre Arbeitsplätze zurückkehren. Viele Arbeitnehmer werden weiterhin von zu Hause arbeiten oder in Rotationssystemen die Büros besetzen und dabei selbst Arbeitsplätze und -zeiten buchen, denn die „alte“ Arbeitsumgebung, mit Open Offices und Desksharing; allein die normale Belegungsplanung kann oftmals den neuen Anforderungen nicht entsprechen. Viele Fragen gilt es nun zu beantworten:

• Wie kann ich die interne und externe Kommunikation adäquat aufrechterhalten und Informationen für alle zugänglich bereitstellen?
• Wie plane ich die Schichten der Mitarbeiter und überwache die Arbeitsplatzbelegung?
• Wie realisiere ich eine Arbeitsplatzreservierung?

Die Mitarbeiter können Self Services über ihre Smartphones nutzen und über die entsprechenden Apps Buchungen für Arbeitsplätze vornehmen. Vor Ort können digitale Türschilder anzeigen, ob ein Raum buchbar oder reserviert ist. Vielleicht ist er auch noch gesperrt, weil die Reinigung nach der letzten Nutzung noch nicht erfolgt ist. Diese Informationen lassen sich auch in QR-Codes hinterlegen, die dann einfach nur gescannt werden müssen.

Um die Erfassung der Belegungsdichte zu unterstützen, helfen Sensoren oder Wärmekameras, die im Ein- und Ausgangsbereich oder an den Arbeitsplätzen angebracht werden können. Via App können sich die Mitarbeiter aber auch selbst ein- oder auschecken. Sie können schon von zu Hause aus prüfen, ob ihnen ein bestimmter Raum zur Verfügung steht, wenn sie in die Firma kommen wollen und diesen buchen, wenn er verfügbar ist. So lassen sich auch Reservierungen für spätere Zeitpunkte vornehmen. Zeitgleich werden Ansammlungen von Mitarbeitern unterbunden, wenn nur eine bestimmte Anzahl pro Raum zugelassen wird.

Kommunikation aufrechterhalten und fördern

Smart Working und die Nutzung von Self Services bedeuten also, dass jeder einzelne seine Arbeit, die Abläufe und Umgebungen nach seinen individuellen Bedürfnissen und aktuellen Anforderungen flexibel gestaltet. Die gemeinsame Kommunikation der Mitarbeiter kann ebenso profitieren – im virtuellen Raum sind regelmäßige Gespräche über aktuelle Projekte einfacher und schneller möglich, dank Webcams auch Face to Face. Die Pflege von Kundenbeziehungen wird einfacher, da man schneller auf Anfragen reagieren kann. Spontane Terminvereinbarung zu einem virtuellen Meeting funktioniert besser, da kein Reise- und weniger Zeitaufwand nötig sind. Bildübertragungen via Webcam für den persönlichen Austausch, Produktpräsentationen oder das Teilen von Bildschirmen zur Visualisierung von Themen und zur Anleitung bei Problemlösungen sind mittlerweile feste Bestandteile der modernen Kommunikation.

Optimierung durch Digitalisierung

Dass es mehr Digitalisierung in der Arbeitswelt geben muss, haben die letzten Monate im Zeichen von COVID-19 gezeigt. Denn nicht zuletzt helfen diese Konzepte dabei, in Krisenzeiten intern handlungsfähig zu bleiben und den Kontakt zur Außenwelt adäquat aufrechtzuerhalten. Im Nachhinein sind umfassende Analysen möglich, wie Mitarbeiter die Räume wann nutzen, es können Auswertungen gemacht werden und die Arbeitsumgebungen entsprechend den Bedürfnissen zusammen mit den neuen Anforderungen an sichere Arbeitsumgebungen optimiert werden.

Zukünftig werden diese neuen Konzepte den Arbeitsalltag bestimmen, denn sie helfen nicht nur bei der Gewährleistung von Sicherheit am Arbeitsplatz, sondern unterstützen auch die Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

Der Ausbau und die Etablierung neuer Konzepte, Smart Working & Self Services bilden neben dem Raum- und Flächenmanagement, der Reorganisation von Facility Services und dem Compliance Management einen wichtigen Baustein für die Schaffung einer Neuen Normalität. Wir betrachten alle diese Themen in unserem ganzheitlichen Support Program for the New Normal und unterstützen Sie bei der Umsetzung.

In Teil 5 betrachten wir das Thema Compliance Management etwas näher. Mehr dazu demnächst in unserem Blog.

Bilder und Grafiken: iStock, Archibus